Bir bina veya sitenin düzenli ve etkin bir şekilde yönetilebilmesi için belirli defterlerin tutulması önemlidir. Bu defterler, site yönetimi sürecinin takibi, kayıt altına alınması ve yasal gerekliliklerin yerine getirilmesi açısından büyük önem taşır.Her ne kadar yazılım proramları bu konuda bir çok yükü ortadan kaldırdıysa da özellkle karar defterinin usulune göre tutulması çok önemlidir. Bu makalede, site yönetimi için tutulması gereken bazı önemli defterleri ele alacağız.
8 bağımsız ve üzerinde bağımsız bölümü olan yerlerde tutulması mecburi olan tek defter karar defteridir.Bu yükümlülük KMK 32 de yer almaktadır.Karar defterinin her yıl ocak ayı içerisinde ara tasdikle Noter tarafından tesdik edilmesi gerekmektedir.
Blok yönetimlerinin olduğu sitelerde ise her blok temsilcilerinin karar aldığı temsilciler kurulu karar defteri ile Yönetim Kurulu karar defteri de tutulmalıdır.
Gider defteri, site yönetimi tarafından yapılan harcamaların kaydedildiği bir defterdir. Bu defterde, site bakımı, temizlik, güvenlik, enerji tüketimi gibi giderlerin detayları yer alır. Her harcama için tarih, tutar, açıklama ve hangi kalem için yapıldığı bilgileri gider defterine kaydedilir. Bu defter, site yönetiminin mali durumunu izlemek ve giderlerin kontrol altında tutulmasını sağlamak için kullanılır.ancak gelişen teknoloji ile banka hesaplarının ve yazılımlar üzerinden oluşan arşiv kayıtlarının oluşması bu defteri on-line ortama taşımıştır.Tutulması zorunlu değildir
İş takip defteri, site içerisinde yapılması gereken işlerin takibini yapmak için kullanılır. Bu defterde, bakım ve onarım işleri, temizlik programı, güvenlik önlemleri gibi işlerin detayları kaydedilir. Her iş için tarih, sorumlular, tamamlanma durumu ve açıklamalar iş takip defterine yazılır. Bu defter, site yönetimi ve ilgili ekip üyeleri arasında iletişimi sağlar ve işlerin düzenli bir şekilde yapılmasını sağlar.Bu defterde bilgisayar ve muhasebe programları sonrası on -ine ortama taşınmıştır.Tutulması zorunlu değildir.
Talep ve şikayet defteri, site sakinlerinin talep, öneri veya şikayetlerini kaydetmek için kullanılır. Bu deftere, talep ve şikayetin tarihi, kim tarafından yapıldığı, konusu ve ilgili ekip üyesi tarafından alınan önlemler kaydedilir. Talep ve şikayet defteri, sakinlerin görüşlerini dile getirmesini sağlar ve site yönetimi tarafından sorunlara çözüm bulunmasını sağlar.Bu defterde artık on-line ortamda tutulmaktadır .Tutlması zorunlu değildir.
Apartman veya siteye ait demirbaşlar var ise demirbaş defteri ile kayıt altına alınabilmektedir.
Gelişmelerden haberdar olmak isterseniz lütfen e-posta listemize üye olun